De HR Administratief Medewerker is de spil achter elk personeelsdossier, elk contract en elke verlofregistratie binnen een organisatie. Het salaris ligt gemiddeld rond de € 3.100,– per maand en loopt bij ervaren profielen op tot € 4.000,–. Maar wat doet een HR Administratief Medewerker precies? Welke taken horen bij de functie en welke opleiding heb je nodig? Dat en meer lees je in dit artikel.
STAVV ondersteunt bij HR Administratief Medewerker recruitment voor vaste posities en interim-opdrachten. Dit artikel is gebaseerd op de ervaringen van Coen Frazer: Mede-eigenaar van STAVV. Vanuit meer dan 10 jaar ervaring in HR-recruitment heeft STAVV 500+ HR Professionals succesvol geplaatst. Ben je als bedrijf op zoek naar een ervaren HR Administratief Medewerker of ben je een HR Administratief Medewerker die op zoek is naar een nieuwe uitdaging? Neem dan contact op.
Benieuwd welke HR Administratief Medewerkers wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op.
Wat is een HR Administratief Medewerker?
Een HR Administratief Medewerker verzorgt de volledige personeelsadministratie van een organisatie. Van het opstellen van een arbeidsovereenkomst tot het verwerken van een ziekmelding en van het bijhouden van verlofsaldi tot het aanleveren van mutaties aan de salarisadministratie: alles wat vastgelegd moet worden, loopt via deze functie.
Het is een functie die zelden opvalt als het goed gaat en direct opvalt als het misgaat. Een contract dat niet op tijd wordt verlengd, een ziekmelding die niet wordt doorgegeven aan de arbodienst of een verkeerde mutatie richting de salarisadministratie kost een organisatie geld en vertrouwen. Precies daarom is dit een sleutelfunctie binnen elke HR-afdeling.
Ben je benieuwd welke vacatures wij beschikbaar hebben? Neem een kijkje!
Wat doet een HR Administratief Medewerker precies?
Wie zich afvraagt wat een HR Administratief Medewerker doet, moet denken in de levensloop van een medewerker. Vanaf het moment dat een kandidaat tekent tot ruim na de laatste werkdag legt de HR Administratief Medewerker elke stap vast. Die vastlegging is geen administratieve luxe: voor een groot deel van de personeels- en loongegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar, waarbij voor sommige documenten afwijkende termijnen gelden.
Daarnaast is de HR Administratief Medewerker vaak het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van medewerkers. Hoeveel verlof heb ik nog? Wanneer loopt mijn contract af? Waarom staat er een andere reiskostenvergoeding op mijn loonstrook? Dat vraagt om kennis van de regels en om het geduld om die regels begrijpelijk uit te leggen.
Taken van een administratief medewerker HR
- Arbeidsovereenkomsten, addenda en verlengingen opstellen en laten ondertekenen
- Personeelsdossiers aanleggen, bijhouden en opschonen volgens de bewaartermijnen
- Indiensttreding en uitdiensttreding administratief afhandelen
- Mutaties aanleveren aan de salarisadministratie en controleren of ze correct verwerkt zijn
- Verlof, verzuim en gewerkte uren registreren en bewaken
- Ziek- en herstelmeldingen doorgeven aan de arbodienst en termijnen uit de Wet verbetering poortwachter bewaken
- Vragen van medewerkers en leidinggevenden beantwoorden over contracten, verlof en arbeidsvoorwaarden
- Werkgeversverklaringen, referentiebrieven en jubileumoverzichten opstellen
- Rapportages maken over bezetting, verzuim en verloop voor management en directie
- Het HR-systeem beheren en signaleren wanneer processen slimmer kunnen
De personeelsadministratie valt pas op als er iets misgaat. Precies daarom is deze functie zoveel waard.
Coen Frazer Mede-oprichter, Business Unit Manager
HR Administratief Medewerker salaris
Wat is het HR Administratief Medewerker salaris? Dat hangt af van ervaring, organisatiegrootte en of de functie ook salarisverwerking omvat. Bij STAVV zien wij de volgende ranges in de markt:
- Junior HR Administratief Medewerker (0 tot 2 jaar ervaring): €2.500,– tot €2.900,– per maand
- Medior HR Administratief Medewerker (2 tot 5 jaar ervaring): €2.900,– tot €3.500,– per maand
- Senior HR Administratief Medewerker (5+ jaar ervaring): €3.500,– tot €4.000,– per maand
- Interim HR Administratief Medewerker: €40,– tot €60,– per uur
Het administratief medewerker HR salaris ligt structureel iets hoger dan dat van een algemeen administratief medewerker: gemiddeld € 2.765,– bruto per maand.
Eigenschappen van een goede HR Administratief Medewerker
Nauwkeurigheid is de basis, maar het onderscheid zit in vijf eigenschappen die wij bij STAVV terugzien bij de sterkste HR Administratief Medewerkers:
- Accuraat tot in het detail: een verkeerd ingevoerde einddatum kan uitmonden in een vast dienstverband dat niemand bedoeld had. Wie dit werk goed doet, controleert liever twee keer dan achteraf één keer te herstellen.
- Discreet: salarissen, verzuimdossiers en vertrekregelingen komen dagelijks voorbij. Absolute vertrouwelijkheid is geen wens maar een voorwaarde voor de functie.
- Proactief in het bewaken van termijnen: de beste HR Administratief Medewerkers wachten niet op een signaal uit het systeem. Zij zien twee maanden vooruit en agenderen zelf wat er aankomt.
- Dienstverlenend en duidelijk: medewerkers stellen dezelfde vragen honderd keer. Wie elke keer rustig en begrijpelijk antwoordt, verlaagt de druk op de hele HR-afdeling.
- Systeemvaardig: wie snel wegwijs raakt in een HR-systeem en handig is met Excel, bespaart de organisatie tientallen uren per jaar. Dat maakt het verschil tussen invoeren en verbeteren.
Hoe word je HR Administratief Medewerker?
De route naar deze functie is korter dan bij de meeste HR-rollen, en dat maakt het een aantrekkelijke opstap. Dit zijn de stappen die wij bij STAVV het vaakst zien:
- Volg een administratieve of personeelsgerichte opleiding: een mbo-opleiding op niveau 4 in de richting personeel en arbeid of bedrijfsadministratie is de meest gebruikte basis. Een hbo-opleiding HRM kan ook, al ben je daarmee doorgaans snel toe aan een volgende stap.
- Begin in een brede administratieve functie: veel HR Administratief Medewerkers starten op een backoffice of bij een uitzendbureau. Daar leer je in korte tijd omgaan met volume, contracten en urenregistraties.
- Maak je een HR-systeem eigen: ervaring met AFAS, Nmbrs of Loket.nl staat in vrijwel elke vacature. Vraag om toegang, volg de gebruikerstraining en leer de rapportagemogelijkheden kennen.
- Bouw kennis op van arbeidsrecht en cao-toepassing: juist die kennis maakt het verschil tussen invoeren en meedenken. Een korte cursus arbeidsrecht is vaak binnen enkele maanden af te ronden.
- Specialiseer richting loon of richting advies: met een diploma loonadministratie groei je door naar Salarisadministrateur. Met aanvullende hbo-scholing ligt de route naar HR Adviseur open.
Opleiding HR Administratief Medewerker
Er is geen enkele verplichte opleiding voor deze functie, maar werkgevers vragen vrijwel altijd om een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4. Dit zijn de routes die het meest gevolgd worden:
- MBO Personeel en Organisatie (niveau 4): de meest directe route. Je leert de personeelsadministratie voeren, kent de basis van arbeidsrecht en bent na afronding direct inzetbaar.
- HBO Human Resource Management: brede basis in personeelsbeleid, arbeidsrecht en organisatiekunde. Handig als je de administratie ziet als opstap naar een adviserende functie.
- Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL): vakdiploma op mbo-4 niveau rondom loonheffingen, arbeidsrecht en personeelsadministratie. De snelste manier om je salaris en je marktwaarde te verhogen.
- Korte cursus HRM of arbeidsrecht: werk je al in een administratieve functie buiten HR? Met een korte cursus vul je gericht de kennis aan die werkgevers missen in je profiel.
De HR Administratief Medewerker die jij zoekt, staat klaar bij STAVV
Bij STAVV zijn we gespecialiseerd in het bemiddelen van HR-professionals, van HR Administratief Medewerker tot HR Directeur. We kennen het vakgebied van binnenuit en weten wat een sterke HR Administratief Medewerker onderscheidt van een goede. Dat maakt het verschil in de match die we voor jou maken.
Elke kandidaat wordt door ons gescreend en persoonlijk gesproken voordat we hem of haar voorstellen. We toetsen op nauwkeurigheid en systeemkennis, maar net zo goed op de vraag of iemand past bij de snelheid en de cultuur van jouw organisatie.
Wat STAVV onderscheidt:
- Gespecialiseerd in HR-functies op alle niveaus
- Groot netwerk van HR Administratief Medewerkers in heel Nederland
- Snelle plaatsing, ook bij hoge urgentie
- Zowel vast als interim mogelijk
- Persoonlijke begeleiding tijdens het hele traject
HR Administratief Medewerker vacature aanbod bij STAVV
STAVV is gespecialiseerd in het bemiddelen van HR Professionals. Wij hebben een netwerk van meer dan 6.000 HR Professionals die we snel kunnen plaatsen bij hoge urgentie. Wij plaatsen per klant meerdere professionals en zijn actief in heel Nederland. Zoek je een HR Administratief Medewerker vacature die past bij jouw ervaring? Bekijk dan onze actuele vacatures en volg onze socials om op de hoogte te blijven van nieuw aanbod.
Ben je HR Administratief Medewerker en op zoek naar een interim-opdracht? Naast loondienst zijn er bij ons andere opties mogelijk. Denk aan tijdelijke opdrachten rondom een systeemovergang, een achterstand in de dossiers of vervanging bij verlof. Heb je vragen over onze vacatures? Neem dan contact op.
Veelgestelde vragen over HR Administratief Medewerkers:
Lees hier meer over alle rollen die STAVV bemiddelt:
- Casemanager Verzuim
- Chief Human Resources Officer
- Chief People Officer
- Corporate Recruiter
- Head of HR
- HR Administratief Medewerker
- HR Adviseur
- HR Assistent
- HR Beleidsadviseur
- HR Business Partner
- HR Consultant
- HR Coördinator
- HR Directeur
- HR Generalist
- HR Jurist
- HR Manager
- HR Medewerker
- HR Officer
- HR Projectmanager
- Loopbaanadviseur
- Manager P&O
- P&O Adviseur
- P&O Medewerker
- Personeelsadviseur
- Salarisadministrateur
- Talent Sourcer
