Medewerker Personeelsadministratie

Over het bedrijf

Gemeente Hilversum en Gemeente Wijdemeren bereiden zich voor op een lichte samenvoeging, waarbij de ambtelijke integratie per 1 januari 2026 is gerealiseerd en de bestuurlijke fusie gepland staat voor 1 januari 2027. Deze samenwerking biedt kansen voor vernieuwing en professionalisering van de organisatie, waarbij de belangen van medewerkers, bestuur en inwoners centraal staan.

Het cluster Personeelsadministratie van Gemeente Hilversum bestaat uit een hecht team van drie parttime collega's die nauw samenwerken aan een accurate en gastvrije administratieve dienstverlening. Binnen dit team draag je bij aan de dagelijkse werkzaamheden én aan de transitie die nu volop gaande is. De werksfeer is informeel en ondersteunend, met korte lijnen en ruimte voor eigen inbreng. Je werkt hybride vanuit het gemeentehuis in Hilversum, een bruisende gemeente in het Gooi waar cultuur, natuur en ondernemerschap samenkomen.

Dit ben jij

Je bent beschikbaar voor 24 uur per week en hebt een stevige basis in de personeelsadministratie binnen een overheidscontext. Je bent bekend met de systemen en wetgeving die bij gemeenten centraal staan en werkt graag in een zorgvuldige en gestructureerde omgeving.

Verder breng je het volgende mee:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in administratieve richting;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie (in de afgelopen 6 jaar);
• Aantoonbare werkervaring met E-HRM, BCS of Motion;
• Sterke communicatieve vaardigheden en een klantgerichte houding;
• Nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en een proactieve werkwijze.

De werkzaamheden

Als Medewerker Personeelsadministratie ben jij de spil in de dagelijkse personeelsadministratie. Je zorgt ervoor dat mutaties correct worden verwerkt, dossiers actueel blijven en vragen van collega's snel en vriendelijk worden beantwoord. Naast de reguliere administratieve taken ben je betrokken bij verbetertrajecten: denk aan het stroomlijnen van processen, het voorbereiden van de aanbesteding van een nieuw E-HRM-systeem en het mede-organiseren van onboardingbijeenkomsten voor nieuwe medewerkers.

Je werkt nauw samen met je collega's binnen het cluster en hebt regelmatig contact met andere afdelingen zoals Arbo, Verzuim en de Academie. Omdat het team op dit moment bezig is met een nieuwe permanente invulling, werk je tijdens de laatste maand samen met de nieuwe collega om een soepele overdracht en inwerkperiode te garanderen. Je draagt zo direct bij aan de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening, juist in een periode waarin stabiliteit en zorgvuldigheid cruciaal zijn.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Verwerken van personeelsmutaties in E-HRM/BCS;
• Beheren en actualiseren van digitale personeelsdossiers;
• Ondersteunen van de administratie rondom arbo, verzuim en de Academieomgeving;
• Beantwoorden van vragen van collega's en opstellen van correspondentie;
• Meewerken aan procesverbeteringen en de voorbereiding van de aanbesteding van een nieuw E-HRM-systeem;
• Bijdragen aan de organisatie van introductiedagen en onboardingactiviteiten;
• Ondersteunen van de bestuurlijke integratie tussen Hilversum en Wijdemeren.

Is dit iets voor jou?

Je komt terecht in een open, professionele cultuur waarin samenwerking en onderlinge ondersteuning hoog in het vaandel staan. Gemeente Hilversum biedt een prettige werkomgeving met oog voor werk-privébalans, hybride werkmogelijkheden en ontwikkelkansen. Je werkt in een team dat waardering heeft voor vakmanschap en betrokkenheid, en waar je bijdrage echt gezien wordt.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een indicatief salaris van € 3.750 tot € 4.400 bruto per maand bij 36 uur, exclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering;
• Een hybride werkplek met flexibele werktijden;
• Toegang tot interne opleidingsmogelijkheden en een Academieomgeving;
• Een afwisselende rol tijdens een bijzondere fase van bestuurlijke samenwerking;
• Een ervaren en collegiaal team dat je graag wegwijs maakt.

Deze functie wordt ingevuld op basis van detachering via STAVV. Dat betekent dat wij niet alleen jouw wervingspartner zijn, maar ook je directe werkgever en coach. Wij faciliteren jouw groei door middel van persoonlijke begeleiding en de juiste randvoorwaarden, terwijl jij waardevolle ervaring opdoet bij onze opdrachtgever. Ook na dit project kijken we samen naar de volgende stap in jouw carrière binnen ons uitgebreide netwerk.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct via STAVV. Wij begeleiden je graag door het gehele proces en denken met je mee over je loopbaanambities, nu en in de toekomst.

Coen Frazer Mede-oprichter, Business Unit Manager