Ziekteverzuim is niet alleen een kwestie van ziek of beter zijn. Achter elke verzuimmelding gaat een complex samenspel schuil van wet- en regelgeving, belangen, gezondheid, werkbelasting en inzetbaarheid. De Casemanager is degene die dat proces bewaakt, stuurt en begeleidt, zorgvuldig, mensgericht én juridisch correct.
De kern van de rol: grip op het verzuimproces
De Casemanager is verantwoordelijk voor het gehele verzuimtraject van medewerkers, vanaf de eerste ziektedag tot en met volledige werkhervatting of een eventueel langduriger traject. In de kern houdt de Casemanager zich bezig met:
- Bewaken van de Wet verbetering poortwachter (Wvp)
- Coördineren van alle stappen in het re-integratietraject
- Contact onderhouden met bedrijfsarts, werkgever, werknemer en eventuele externe specialisten
- Opstellen en actualiseren van het plan van aanpak
- Signaleren van knelpunten en adviseren over passende interventies
- Rapporteren richting UWV en andere instanties
De Casemanager is dus geen behandelaar, maar een procesregisseur: hij of zij zorgt dat het proces loopt volgens wet- en regelgeving, met oog voor de belangen van zowel werknemer als werkgever.
Ontwikkeling van de functie: van verzuimadministratie naar casemanagement
Waar in het verleden verzuim vaak ad-hoc door leidinggevenden of HR werd opgepakt, heeft de invoering van de Wet verbetering poortwachter (2002) gezorgd voor een professionaliseringsslag. De wet verplicht werkgevers actief te sturen op re-integratie, met bijbehorende sancties bij nalatigheid.
Hierdoor ontstond het vak van Casemanager: een gespecialiseerde professional die de complexe wetgeving vertaalt naar concreet handelen. Daarbij is juridische kennis essentieel, maar ook kennis van belastbaarheid, inzetbaarheid, psychische en fysieke belastingen en werkplekfactoren.
In de woorden van Paauwe & Farndale (2017):
In de uitruil tussen werkgever en werknemer speelt niet alleen economische waarde, maar ook zorgplicht en legitimiteit een cruciale rol
Elaine Farndale Professor
Precies in dat spanningsveld beweegt de Casemanager dagelijks.
De kerncompetenties van de Casemanager
Een goede Casemanager beschikt over:
- Grondige kennis van wet- en regelgeving: Wvp, Ziektewet, WIA, loondoorbetalingsverplichting.
- Sterke communicatievaardigheden: schakelen met medewerker, leidinggevende, artsen en specialisten.
- Organisatiesensitiviteit: begrijpen van werkprocessen, belastbaarheid en organisatorische mogelijkheden.
- Dossier- en procesbewaking: strikt opvolgen van termijnen, correcte dossiervorming richting UWV.
- Empathisch vermogen en professionaliteit: oog voor de situatie van de medewerker, zonder het proces uit het oog te verliezen.
- Onafhankelijke positie: bewaken van het gezamenlijke belang binnen wet- en regelgeving.
Casemanagement in de praktijk: balanceren tussen belangen
Een ziekmelding is zelden zwart-wit. Werkdruk, psychische belasting, privéproblemen of organisatieveranderingen spelen vaak mee. De Casemanager helpt leidinggevenden en medewerkers om samen tot werkbare oplossingen te komen, waarbij terugkeer naar werk centraal staat.
Bijvoorbeeld:
- Kan de medewerker aangepast werk verrichten?
- Zijn er tijdelijke interventies nodig (coaching, aanpassing werkplek, werkdrukreductie)?
- Hoe voorkomen we verzuimrecidive?
- Wanneer is externe expertise nodig (bijvoorbeeld arbeidsdeskundige inzet)?
Daarnaast bewaakt de Casemanager de formele kaders: tijdige Probleemanalyse, Plan van Aanpak, Eerstejaarsevaluatie, en indien nodig de WIA-aanvraag.
Wanneer is een Casemanager onmisbaar?
In organisaties met meer dan enkele tientallen medewerkers ontstaat al snel de noodzaak voor professioneel casemanagement, met name:
- Bij toenemend langdurig verzuim
- In sectoren met fysieke belasting of hoge psychische werkdruk
- In situaties met complexe re-integratietrajecten
- Wanneer wet- en regelgeving strikt moet worden nageleefd
- Als werkgever grip wil houden op verzuimkosten en WIA-instroom
De Casemanager is procesregisseur, wetgevingsspecialist en begeleider ineen. Hij of zij zorgt dat verzuim geen juridisch mijnenveld wordt, maar een zorgvuldig gestuurd traject waarin werknemer en werkgever samen werken aan duurzame inzetbaarheid.
